Một quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp đúng chuẩn phải có đầy đủ các bước về phân loại, sắp xếp, tổ chức, bảo quản sao cho hợp lý nhất. Việc lưu hồ sơ theo một quy trình sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn chứng từ, tài liệu của mình.
Tài liệu, hồ sơ là những tài sản cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy những người làm trong công tác tổ chức hành chính cần phải nắm rất rõ những quy định về việc lưu trữ hồ sơ.
Xem thêm:
- Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa uy tín tại Vinamoves
- Chia sẻ kinh nghiệm tìm thuê kho bãi
- Mất bằng lái xe làm lại có đơn giản không? thủ tục như thế nào?
Để bạn đọc nắm được cụ thể hơn, chúng tôi xin đưa ra Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp đúng chuẩn theo từng bước dễ hiểu và dễ thực hiện nhất.
Bước 1: Xây dựng nội quy, chính sách quản lý hồ sơ
- Bạn nên xác định rằng doanh nghiệp mình có những loại giấy tờ nào, từ đó đối chiếu thời gian phải lưu trữ giấy tờ đó, đặc biệt là những giấy tờ có yêu cầu thời gian lưu trữ từ phía Pháp luật như chứng từ kế toán thuế, báo cáo tài chính…;
- Phân quyền cho người quản lý hồ sơ bảo mật của doanh nghiệp;
- Những người được phép mượn hoặc tiếp cận hồ sơ phải có giấy phép hoặc có giấy xác nhận từ bộ phận có quyền cấp phép;
Những người này sẽ chịu trách nhiệm với việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Đây là việc làm cần thiết để đảm bảo an toàn cho chứng từ quan trọng.
Bước 2: Thống nhất một số quy trình trong việc quản lý hồ sơ
Các bộ phận phòng kế toán và hành chính văn phòng phải thống nhất một số nội dung như sau:
- Xác định các phương pháp lưu trữ hồ sơ: ví dụ như địa điểm lưu hồ sơ, lưu tại doanh nghiệp hay thuê kho dịch vụ;
- Xác định thời gian hủy hồ sơ và các phương pháp để hủy hồ sơ;
- Thống nhất với nhau về cách phân loại, sắp xếp và nhận dạng hồ sơ
- Lập các danh mục hồ sơ theo cấp độ;
Những nội dung này phải được cập nhật cho tất cả nhân viên bộ phận liên quan được biết để đồng nhất trong cách quản lý và lưu trữ.
Bước 3: Chuẩn bị phương thức lưu hồ sơ
Từ những gì đã bàn bạc, các bộ phận triển khai chuẩn bị các phương thức để lưu trữ hồ sơ. Nếu quyết định lưu trữ tại doanh nghiệp thì có thể sử dụng tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn để dễ phân loại. Mỗi ngăn hãy dán giấy bên ngoài để chia ra từng khu vực cho dễ tìm kiếm.
Nếu doanh nghiệp nhỏ, ít hồ sơ và có diện tích nhỏ thì hãy sử dụng tủ hồ sơ treo tường. Các hồ sơ theo từng năm có thể lưu trữ ở thùng đựng có nắp đậy, bên trong có thể phân loại theo màu sắc và giấy dán nhãn.
Hồ sơ phải được lưu ở trong bìa cứng, bìa còng hoặc kẹp giấy tùy theo điều kiện tài chính và tính chất lưu trữ của hồ sơ.
Bước 4: Phân loại hồ sơ
Đến bước này bạn hãy phân loại hồ sơ tài liệu để dễ quản lý và tránh gây nhầm lẫn. Có thể áp dụng các đề mục phân loại như sau:
- Phân loại theo dự án ( có thể chia theo từng khu vực, khách hàng, giá trị hợp đồng, thời gian ký hợp đồng…);
- Phân theo loại giấy tờ như Hợp đồng, Quyết định, Quy định, Thông báo…;
- Phân loại theo thời gian ( phân theo tháng, theo Quý, theo năm…);
- Phân theo phòng ban;
Tùy mỗi doanh nghiệp hãy lựa chọn một cách phân loại hợp lý nhất để dễ truy xuất thông tin khi cần thiết.
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ tài liệu vào tủ lưu trữ
Sau khi phân loại vào các cặp đựng hồ sơ, tiến hành đánh dấu bằng chữ viết, bằng màu sắc hoặc bằng Sticker để phân loại rồi sắp xếp chúng vào không gian đã được chuẩn bị để làm kho lưu hồ sơ.
- Có thể sắp xếp theo trình tự từ mới nhất đến cũ nhất theo chiều từ ngoài vào trong, từ dưới lên trên để dễ sử dụng;
- Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái;
- Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ như đang soạn thảo, hồ sơ chưa đầy đủ, chưa được giải quyết…
Bước 6: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ
Những tài liệu file mềm sẽ được lập danh mục và lưu trữ trong máy tính hoặc các phần mềm hỗ trợ. Cách lập danh mục trên máy tính cũng phải đồng nhất, chia theo thời gian, theo dự án, theo tính chất… Phân cấp tối đa từ 3 – 4 mục con để không mất thời gian tìm kiếm. Nếu lưu hồ sơ trong file Excel, hãy có thêm mục dẫn link trỏ về thư mục chứa.
Bước 7: Lưu trữ, cập nhật, bảo quản hồ sơ
- Hồ sơ phải được cập nhật liên tục khi có sự thay đổi;
- Lưu trữ ở một vị trí cố định;
- Thực hiện đúng những quy định đưa ra ở bước 1 và bước 2 để bảo quản hồ sơ tốt nhất.
Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp đúng chuẩn mà mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Quy trình chi tiết hơn còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, số lượng hồ sơ, tính chất hồ sơ… nhưng đây là quy chuẩn chung và cơ bản nhất mà đơn vị nào cũng áp dụng.
Nguồn: https://www.fotrr.com/
